KPI riport készítése – Power BI alapok

KPI dashboard report in 10 minutes
A Power BI segítségével online, megosztható dashboard, KPI riport készíthető percek alatt szinte bármilyen adatforrásból.

Minden modern cégnek szüksége van iránymutatásokra, KPI-okra (Key Performance Indicator) annak érdekében, hogy tudja, hol tart akár a saját maga által, akár a piac által diktált célokkal szemben. Ez nem újdonság, 100 éve még a könyvelők adták az adatokat havonta a cégvezetők kezébe, miután hosszas munkával összegezték a bevételeket és a kiadásokat. KPI-ok készítése akkor is történt, de azok a cég egészét mutatták be. Manapság egy törekvő, piacképes cég nem várhat hónapokat, hogy felismerje, mely területen kell fejlődnie. Elengedhetetlen, hogy szükség esetén gyorsan lehessen készíteni az adott szituációnak, piaci helyzetnek megfelelő kimutatásokat, KPI riportokat.

A következő linkre kattintva közvetlenül a Power BI-ban történő gyors KPI készítéshez tud ugrani, de tovább olvasva megismerheti az alternatívákat is.

Dinamikus KPI riport Excelben vagy Power BI-ban

A KPI-ok általában hosszabb távú használatra készülnek: a vezetőknek meg kell szokniuk őket, és meg kell bizonyosodniuk a pontosságukban és a hasznosságukban. Tele lehet zsúfolni egy dashboard-ot (mutatószámokkal teli táblát) KPI-okkal, de ha azok nem a lényegre, a cég számára fontos területekre koncentrálnak, akkor csak az időt vesztegetik a vezetők a nézegetésükkel.

KPI riport készítése Excelben – nem javasolt irány

Egy mérőszám, KPI természeténél fogja számokat ábrázol a könnyebb értelmezhetőség érdekében. Az adatok egyik alapvető lelőhelye az Excel fájlok és táblák tömkelege, amelyek egy cégnél képződnek. Az Excel kiváló, vagy ha nem is az, de mindenképp általánosan alkalmazott hely az adatok tárolására, de nem javaslom, hogy magát a KPI-t itt készítsük el. Lehetséges, csak nem célravezető. Az adatokkal a szakmai munkatárs dolgozik, a KPI-ra a vezetőnek van szüksége. Egy grafikon megnézéséhez ne kelljen előkeresnie a könyvtárak dzsungeléből azt az egy fájlt, ami az adatokat ÉS a grafikont is tartalmazza.

Válasszuk ketté az adatokat és a grafikonokat, KPI-okat: a számokat tároljuk Excelben vagy adatbázisban, a KPI-okat ábrázoljuk online, Power BI-ban

KPI riport, dashboard készítése Power BI-ban – javasolt módszer

Már több évtizedes múltja van az online, dinamikus KPI dashboard alkalmazásának a világban, legalábbis a multinacionális környezetben. Az utóbbi időben ez már beszivárgott a kis és közepes méretű cégek életébe is, hiszen a vezetők életét nagyban megkönnyíti.

Mivel nem szerencsés ilyen trendi varázsszavakkal dobálózni magyarázat nélkül, szedjük szét a kifejezést, mielőtt belevágunk a KPI riport elkészítésébe:

A KPI riportok kapcsán használt kifejezések:

Online: bárhonnan elérhető, telefonról, tabletről, laptopról, akár útközben is használható kimutatás
Dinamikus: egyfelől szükség esetén az adatok részletezhetők, “lefúrhatók”, másfelől adott esetben akár óránként, percenként is frissíthetők (pl. gyártási adatoknál hasznos)
KPI: Key Performance Indicator, kulcs mérőszám, ami egy cég adott területének meghatározó teljesítményét mutatja grafikusan, könnyen érthetően ábrázolva
Dashboard: áttekintő tábla, mely több KPI-t, mérőszámot is tartalmaz ugyanarról a területről

Ha az adataink megvannak, amelyeket ábrázolni szeretnénk, akkor már csak a technikát kell kiválasztanunk, ami a vizualizációt elvégzi. Néhány javaslat:

  • Grafana: ingyenes, web-alapú grafikon- és dashboard rajzoló rendszer
  • Power BI: a Microsoft által készített KPI ábrázoló program, tökéletesen illeszkedik az Excel-Access-Sharepoint ökoszisztémába, kiváló online prezentációs képességekkel rendelkezik

Ha van rá lehetőségünk, válasszuk a Power BI vonalat. A lenti leírás is ezen a technikán keresztül mutatja be a KPI riportok készítését.

Előkészületek – Power BI letöltése és telepítése, Excel adatok letöltése

Power BI desktop download from Microsoft

A KPI riportokat legegyszerűbb a Windows-ra telepíthető Power BI Desktop programmal lehet létrehozni, szerkeszteni. Az Office 365 csomag része az online Power BI szerkesztő, funkcionalitásában hasonló, de az a véleményem, hogy dedikált asztali programmal könnyebb dolgozni, mint a böngészőben futó, online testvérével.

A programot a következő linkek bármelyikén, vagy közvetlenül a Microsoft Store-ból lehet letölteni:

powerbi.microsoft.com

Download Power BI Desktop from Official Microsoft Download Center

Power BI load sample data

Telepítés után az üdvözlő képernyőn lehetőségünk van egy minta adatbázis importálására. A lenti leírás ezeken az adatokon alapszik, így töltsük azt le. Ez egy egyszerű Excel fájl egy táblázattal, jó mélyen elrejtve a könyvtárstruktúrában, de ha meg akarjuk nézni – érdemes! -, akkor itt találjuk:

Power BI load sample data

c:\program files\windowsapps\ Microsoft.microsoftpowerbidesktop_2.121.942.0_x64__8wekyb3d8bbwe\ bin\sampledata\ financial sample.xlsx

Minden KPI riport elkészítésének nulladik lépése az adatok előállítása. Ez sok esetben már adott, pl. egy konkrét adatbázisnál, de néha nekünk kell összevadászni az adatokat egy Excel fájlba. Mindenesetre a későbbiekben a másik két opcióval lehet majd az adatokat megszólítani.

Adatok bevitele a Power BI-ba

Ezzel a lépéssel indul el a KPI riport készítése. Adatforrásként általában egy vagy több Excel fájl szolgál, de nagyobb adathalmazok valamilyen SQL adatbázisban találhatók. Az importálás során megadjuk, hogy a rendelkezésre álló adattáblákból melyiket akarjuk felhasználni a KPI riportban.

Power BI import from Excel sheet

Excelből történő importálásnál fontos figyelnünk az ikonokra: ha az Excel fájlban strukturált táblák vannak – és hacsak nincs más, nagyon erős indok, akkor törekedjünk ezek használatára -, akkor az importáló képernyő kijelzi a táblát magát és azt az oldalt is, amelyen ezek az adatok találhatók. Ilyenkor minden esetben csak a táblát válasszuk ki.

Az importáló képernyő kijelzi a mintaadatokat. Itt lehetőségünk van meghívni a Power Query szerkesztőt, ha még a KPI riport elkészítése előtt szeretnénk változtatni az adatokon (szűrni, kiegészíteni stb.) – ezt a Transform data gombbal tehetjük meg.

A Power Query a Power BI előszobája, az adatok változtatására, tisztítására való. Egy komplett, nagyon hasznos alrendszer, ami az Excelben is megtalálható.

Jelen esetben elfogadjuk az adatokat változtatás nélkül, töltsük be őket a Power BI-ba a Load gombbal.

Power BI database loading

Power BI kezelőfelület

A kezelőfelület körbeveszi a szerkesztőterületet. Mivel nem a megszokott Office-módszert követi a felépítés, így nem feltétlen lesz egyértelmű eligazodni rajta.

Power BI editor area overview

Power BI menüsor – Adatok betöltése, témák választása, KPI riport publikálása

A Power BI Desktop felszínén felül a szokásos menük és ikonsor található. A ritkábban használt funkciókat érjük el innen, pl. új adatok hozzáadása a készülő KPI riporthoz, nézetek finomítása, kinézeti témák alkalmazása, szövegek, ábrák hozzáadása. A munka nagy részét nem itt, hanem részben majd magukon a vizualizációkon (grafikonok, táblázatok, szűrők), részben pedig a jobb oldalon elhelyezkedő beállítási ablakokon fogjuk elvégezni.

Power BI szerkesztési területek váltása – Riport-, tábla- és modell-nézet

A képernyő bal oldalán a program három fő nézete között tudunk váltani. Az első a vizualizációk elkészítésére szolgál, ez a leggyakoribb ablak. Ez egyelőre üres, de később megtelik élettel.

A második ikon a táblázat-nézetbe vált. A korábban importált adatokat lehet itt megtekinteni. Nagyon hasznos lesz hibakeresés során, hiszen a vizualizációk gyakorlatilag majd semmi mást nem tesznek, mit az itt lévő adatokat ábrázolják valamilyen módon – és nem mindig fog helyesnek tűnni, amit látunk. Ilyenkor itt kell ellenőrizni, hogy pontosan mik az alapadatok.

A harmadik ikon az adatbázismodellt mutatja. Ez akkor lesz hasznos, ha nemcsak egy, hanem több táblázatból áll az adatgyűjteményünk. Ilyenkor a táblák közötti kapcsolatokat is itt lehet felépíteni. Ez haladó témakör, ez a leírás nem foglalkozik vele.

Power BI KPI riport készítése – Szűrők, Vizualizációk, Adatok

A kezelőfelület jobb oldalán vannak azok az ablakok, amelyeket a legtöbbször fogunk használni, rögtön három van belőlük. A dupla nyíllal kinyitható-bezárható bármelyik szekció, amikor épp nincs rájuk szükség.

Power BI Visualization and Data window

A Data (Adatok) ablakban az adatmodellt felépítő táblázatokat látjuk, illetve ezek mezőit. Jelenleg csak egy táblázatunk van, a korábban importált Financials nevű, ha össze van csukva, akkor a kis nyíllal kibontható. A Data nézetre nagyon gyakran van szükség: az itt látható mezőkkel tudjuk majd működésre bírni az elkészülő vizualizációkat (grafikonokat, táblázatokat).

A Visualizations (Vizualizációk) ablakban a rendelkezésre álló grafikus építőkockák, grafikon- és táblázatfajták, jelzők és szűrők találhatók. Ezekből kell majd felépítenünk a kimutatásunkat, a dashboard-ot, ezek gyakorlatilag a KPI-ok bemutatására szolgáló elemek. A Data nézet mellett ez az ablak a lelke az elkészülő riportnak, a vizualizációk tartalmát és kinézetét itt állítjuk be.

A harmadik ablak ezen a részen a Filters (Szűrők). Nagyon sok esetben lesz szükség arra, hogy az egész riportunk vagy a dashboard részei, valamelyik KPI előzetes adatszűrésen menjen keresztül, ezt lehet itt beállítani.

KPI grafikon, vizualizáció hozzáadása a dashboard-hoz

Ezen a ponton már hasznos, ha tudjuk, milyen adataink vannak (ez néha egyértelmű, néha nem evidens), illetve hogy azokat hogyan szeretnénk ábrázolni. Egy KPI annyit ér, amennyit a használói megértenek belőle. Sokszor találkozunk olyan dashboard-dal, amely túlzsúfolt, nem logikus, nehezen követhető. Mindenesetre tervezzük meg, hogy melyik fajta grafikonon, táblázatban mely adatainkat szeretnénk ábrázolni.

KPI vizualizáció kiválasztása, elhelyezése

Power BI Desktop insert bar and line chart

Kezdetnek vegyünk fel egy egyszerű oszlop+vonalgrafikont a dashboard-ra. (Már ez sem a legegyszerűbb vizualizáció, de általános a használata.) Csak nyomjuk meg a “Line and stacked column chart” gombot a Visualizations ablakon. Amint megjelenik, egérrel áthúzhatjuk a kívánt helyre, illetve méretezhetjük az oldalainál.

Egyelőre a grafikon üres, fel kell töltenünk adatokkal. Az Excel alap diagramjával ellentétben nem konkrét számokat kell ilyenkor megadni, hanem – ugyanúgy, ahogyan az Exceles Pivot Chart-nál – a táblázatokban szereplő mezőket kell behúznunk a vizualizáció egy adott részébe.

Mezők hozzárendelése a KPI vizualizációhoz

Amikor rákattintunk bármilyen vizualizációra (most ki van választva az előbb létrehozott grafikon), a Visualizations ablak alsó része megváltozik, és megmutatja, milyen részterületei vannak az adott grafikonnak, táblázatnak, KPI-nak. Ezek a lehetőségek eltérnek minden vizualizációnál, és én úgy vélem, igényelnek némi próbálkozást, mire hozzászokunk, hogy mely mezőt hová lehet vagy hová érdemes behúzni. A feliratok mindenesetre segítenek.

Power BI add field to visualization

Húzzuk be a Financials táblából a Sales mezőt a “Column y-axis” helyre. A grafikonunk megváltozik, összeadja a háttértábla Sales oszlopában található összegeket és ezt egy oszlopban ábrázolja. Eddig jó.

Önmagától a Power BI nem fogja tudni, hogy minek a mentén szeretnénk oszlopgrafikont készíteni, ez lehet éves bontás, év+hónap bontás, Ország, Termék stb, tehát minden olyan szempont, ami szerepel a háttértáblában valamelyik mezőben. Most az egyszerűség érdekében húzzuk be a Date mezőt az “X-axis” helyre, ezzel megadjuk az X-tengelyen ábrázolandó szempontot.

stacked bar chart initial format

Nem rossz, de a jótól messze van. Adjunk egy kis teret a grafikonnak (húzzuk szélesebbre). A Power BI igyekszik a rendelkezésre álló teret dinamikusan kitölteni, és ebben az esetben is ezt látjuk: bár a háttéradatunkban napi értékesítések találhatók, a grafikon összeadja a hónapok adatát és egyben ábrázolja.

A most használt Visualization (Vizualizáció) ablak a leggyakrabban alkalmazott része a Power BI programnak, gyakorlatilag minden tartalmi és kinézeti beállítást itt tudunk megtenni. Emiatt erre a kis helyre rengeteg ikont, csúszkát és input mezőt zsúfoltak össze.

Visualization Build and Format buttons

Az ablak tetején látjuk, hogy melyik aloldal az aktív:

  • Build visual: a vizualizáció tartalmát adjuk meg itt, tehát a konkrét mezőket, amiket ábrázolni akarunk, és azok kalkulációját, ha szükséges.
  • Format visual: a vizualizáció kinézetét tudjuk itt változtatni.
Power BI remove Quarter and Day from Date hierarchy

Mielőtt átmennénk a külalak finomítására, a Date mezőből vegyük ki a Negyedévet (Quarter), illetve a Napot (Day). Ezzel az x tengelyünk letisztultabb lesz, de annyi hátrány érhet, hogy nem fogunk tudni napi szintre “lefúrni”, amikor majd az adatokat elemezzük.

Ideje beállítani a grafikont olyanra, ahogyan látni szeretnénk.

KPI vizualizáció formázása, beállítása

Visualization window multi-level approach

Kattintsunk rá a grafikonra, ha nem lenne aktív, és a Vizualization ablaknál váltsunk át a Format visual aloldalra. Még ezen az almenün belül is van két szekció (tab), a Visual, ahol a grafikon főbb építőelemeit (oszlopok, vonalak, x és y tengely feliratai stb.) állíthatjuk be részletesen, illetve a General fülön a grafikon egészére vonatkozó beállításokat tehetünk.

A beállítások többszintűek, vagyis ha kinyitjuk pl. az X-axis részt, akkor az X tengely értékeit (Values) és címét (Title) kezeljük. Bár ez a beállítási módszer sokat fejlődött az évek alatt, még mindig elég nagy figyelmet igényel, ha több ilyen szekció van nyitva, hogy a vizualizáció pontosan melyik elemét formázzuk. Érdemes bezárni a nem szükséges részeket.

Visualization set X axis title

Állítsuk be, hogy az X tengely feliratai (év és hónap) ne elkülönülten, hanem egyben látszódjanak:
Format visual – Visual – X-axis – Values: Concatenate labels ON.

Ez alatt beállíthatjuk, hogy legyen-e az X tengelynek megnevezése (ebben az esetben egyértelmű, mit látunk, de máskor ez szükséges):
Format visual – Visual – X-axis – Title ON/OFF, ha ON, akkor Title text: Year – month.

Hasonló módon kikapcsolhatjuk az Y tengelyt teljesen, vagy inkább csak a megnevezését:
Format visual – Visual – Y-axis – Title: OFF

Vigyünk fel feliratokat az oszlopdiagramokra:
Format visual – Visual – Data labels: ON.

Minden oszlop felett feltűnik a havi értékesítés értéke. Még jobban nézne ki, ha belekerülne a szám az oszlopba:
Format visual – Visual – Data labels – Options: Position: Inside end.

Visualization Data label problem

Itt szembesülünk egy problémával, hogy adott esetben a vizualizáció nem elég nagy, hogy ábrázolja a kért adatokat, erre a figyelmeztető háromszög ad jelzést. Vagy növeljük meg magát a grafikont, vagy vegyük kisebbre az adatfeliratok méretét:
Format visual – Visual – Data labels – Values: szövegméret: 8, Value decimal places: 0.
Így már általában ki tudja jelezni a Power BI az adatfeliratokat.

Végezetül állítsuk be a grafikon fejlécét:
Format visual – General – Title – Title: Net sales trend

A szöveg színét és a hátteret ugyanebben a szekcióban tudjuk beállítani.

KPI vizualizáció utólagos módosítása

Nagyon gyakori, hogy a főbb elemeit elkészítjük a grafikonoknak, majd amikor összeállt a kép, akkor finomhangoljuk a működést. Ezt egyszerűen úgy tehetjük meg, hogy rákattintunk a vizualizációra (egy semleges területre érdemes, hogy ne szűrjünk le véletlenül valamit), majd a három vezérlő ablak segítségével elvégezzük a változtatásokat.

Power BI data series label turn off

Érdemes figyelni rá, hogy ilyenkor akár a vizualizáció fő típusát is meg tudjuk változtatni, pl. halmozott oszlopdiagramból egy kattintással kördiagramot tudunk csinálni – a legtöbb esetben nem ez az, amit szeretnénk. Ha új grafikont, pl. kördiagramot is készíteni akarunk a meglévő mellé, akkor először kattintsunk az oldalon egy semleges területre, csak utána szúrjuk be az új vizualizációnkat.

A most készített oszlopdiagramban van egy vonaldiagram lehetőség is, használjuk ki: kattintsunk a Net sales trend grafikonunk hátterére (így nem szűkítünk le semmit), majd a
Visualization – Build visualization – Line Y axis
részbe húzzuk be a Data ablak Financials táblájából a Profit mezőt. Vonaldiagramként megjelenik minden hónapban az elért profit nagysága.

Érdemes kikapcsolnunk az adatfeliratokat ennél a sorozatnál, mert túlzsúfolttá teszi a grafikonunkat:
Visualization – Format visualization – Visual – Data labels:
a fő beállítást hagyjuk ON-on, hiszen van olyan sorozat, ahol kell a felirat, de a Series – Sum of Profit bejegyzésnél kapcsoljuk ki a feliratokat:
Show data labels: OFF.

Vizualizációkat beállító ablakok működése

Power BI insert duplicate page

Fontos tudnunk, hogy jobb oldali ablakok: Filters, Visualization és Data (Szűrők, Vizualizációk, Adatok) mindig az aktuálisan kiválasztott vizualizációnak megfelelően viselkednek. Ha nincs kiválasztva táblázat vagy grafikon, akkor általános adatokat mutatnak, illetve ilyenkor lehet például új vizualizációt beszúrni (egyéb esetben az aktuálisat fogja megváltoztatni!). Ebben a helyzetben a Format visual fül átvált Format page-re, így az oldal egészének kinézetét lehet finomhangolni. Természetesen a KPI riportnak, dashboard-nak több oldala is lehet, újat a képernyő alján lévő ‘+’ jellel készíthetünk, vagy a már meglévőt is tudjuk másolni: jobb gomb az oldal nevén, majd ‘Duplicate page’.

A Dashboard feltöltése KPI vizualizációkkal

A fenti módszerhez hasonlóan készítsük el a többi KPI-t, természetesen mindegyik más területet fog ábrázolni a rendelkezésre álló adatokból. Fontos, hogy amikor egy új vizualizációt helyezünk rá a dashboard-ra, akkor egyik korábbi sem legyen kiválasztva, hiszen úgy az adott grafikon típusát változtatná meg a program, nem újat szúrna be.

Power BI Theme selector

A szebb (legalábbis befogadhatóbb) színvilág érdekében a témát átállítottam a Classroom-ra:
View menü / Themes / Power BI rész – Classroom theme

A minta dashboard-unk elkészítéséhez a következő vizualizációkat használjuk, illetve a lent megadott mezőkkel töltsük fel:
Product portfolio – Net sales: Donut chart vizualizáció
Legend: Product mező
Values: Sales mező

Given discount by product: Funnel vizualizáció
Category: Product, Discount band mezők
Values: Discounts mező

Ez utóbbi vizualizációban csak a legfelső szint, a Product látszódik jelenleg. Ez az az eset, amikor szükség esetén, az elemzés érdekében egy szinttel lentebb lehet majd fúrni (drill-down), hogy az adott terméknél alkalmazott diszkontoknak jobban utána lehessen nézni. Ezt később említés szintjén még megnézzük.

Táblázatok alkalmazása a dashboard-on

Power BI formatted table

Adott esetben praktikus, hogy ne csak elnagyolt vonalakkal vagy oszlopokkal lássuk a trendet, hanem pontos számokat is kapjon a felhasználó. A dashboard összeállítása, tesztelése közben szintén elengedhetetlen, hogy – akár átmenetileg is – a riport megmutassa a konkrét adatokat. Ilyenkor rettentően hasznos az egyik legegyszerűbb vizualizáció, a táblázat. Ennek is két fajtája van, de tesztelési és alap bemutatási célokra tökéletes az egyszerűbb táblázat.

Adattábla 1, ország szerint:
Table vizualizáció, Columns: Country, Gross Sales, Discounts, Sales, COGS, Profit mezők
Adattábla 2, szegmens szerint:
Table vizualizáció, Columns: Segment, Gross Sales, Discounts, Sales, COGS, Profit mezők

Power BI table values format to thousands

Azok kedvéért, akik nem jártasak a pénzügyekben, a cég magas szintű eredménykimutatását látjuk:
Gross sales: teljes árbevétel, az utólag adott árengedmények még nincsenek levonva
Discounts: utólagos árengedmények
Sales: tényleges, a cégnél maradó árbevétel
COGS: a cég összes költsége (Cost of Goods Sold)
Profit: az árbevételből a költségek levonása után fennmaradó összeg.

A második adattáblát egyszerűen úgy állítjuk elő, hogy rákattintunk az elsőre, megnyomjuk a CTRL+C-t, majd a CTLR+V-t, és a másolatnál kicseréljük a Country mezőt a Segment-re. A mező behúzásakor az adott helyre kell illeszteni, nem a többi mező után.
Viszont fontos azt tudni, hogy a táblázatok formázása elég körülményes munka, így azt javaslom, először teljes körűen készítsük el az első táblázatot, és csak utána történjen meg a másolás, korrigálás.

Power BI rename column label in table

Az adattáblák formázásaként a következőket alkalmaztam:
Mezők (oszlopok) átnevezése:
Visualization – Build Visual – Columns: lenyíló menüben Rename for this visual, vagy dupla klikk a mezőnéven
Számok formátumának beállítása:
Visualization – Format Visual – Visual – Specific column: az Apply settings to lenyíló menüben egyesével ki kell választani az oszlopokat, majd a lenti Values szekcióban beállítani a következőket:
Display unit: Thousands
Value decimal places: 0

Ha végeztünk az adattáblák felvitelével, akkor a dashboard-unk kb. így néz ki:

Power BI dashboard work in progress

Ha véletlen időközben rákattintottunk valamelyik oszlopra vagy adatra, azok ki lesznek emelve. Egy kattintás ugyanarra a mezőre kikapcsolja azt a szűrőt, vagy az adott vizualizáción jobb gomb + Clear selection segítségével kézileg is törölhetők az alkalmazott szűrők.

Dashboard véglegesítése: Szűrők és feliratok készítése

Mintafeladatunk vége felé járunk, de még szükség van a dashboard kinézetének finomhangolására, illetve nagyon praktikus, ha a felhasználó dinamikusan tudja szűrni a látható KPI-okat. Ezeket nézzük meg a következő részben.

Szelektorok, szűrők a KPI riportokban: Slicer (Szeletelő) vizualizáció

Slicer visualization

A KPI dashboard már most is működőképes, amit beállítottunk, kimutatja. Ha rákattintunk bármelyik mezőre, akkor a többi KPI is leszűrődik arra a tartalomra, tehát elemzési célokra korlátozottan már most is alkalmas. De általános elvárás, hogy a dashboard kimutatást magas szintű szűrőkkel is ellássuk, amelyek egy kattintással módosítják a KPI grafikonokat és táblázatokat a megfelelő időtávra, termékre, brand-re vagy amire éppen szükséges.

Erre a célra leggyakrabban a Slicer (Szeletelő) vizualizációt alkalmazzák annak sokoldalú, testre szabható volta miatt. A dashboard-on négy különálló Slicert fogunk alkalmazni a következő területek szűrésére: Év, Hónap, Ország, Termék.

Slicer with countries

Kattintsunk egy üres területre, majd vigyük fel egy Slicer vizualizációt. A Field-be húzzuk be a Country mezőt. Innentől kezdve ha kiválasztjuk bármelyik országot – vagy a CTRL nyomva tartásával többet is – , akkor az összes többi KPI is leszűkül arra az országra, csak annak az adatát fogja kimutatni.

Slicer general layout settings

A Slicer elsődleges kinézetét a Format visual – Visual – Slicer settings – Options részben tudjuk beállítani. Ha szöveges mezőről van szó, akkor checkbox-os lista, lenyíló menü, illetve csempés megoldások közül tudunk választani. Szám és dátum típusú mezők esetén további lehetőségek nyílnak, amelyek az adott típusra vannak szabva.

Állítsuk be a Country Slicer-t Tile (Csempe) típusra, majd az elhelyezkedését is át tudjuk alakítani, hogy jobban illeszkedjen a koncepcióhoz.

Vigyük fel a maradék három Slicer-t, a Year (Év) mezőt kezelő szelektor legyen szintén Tile (Csempe) típusú, a Month (Hónap) Between (Között) típusú – ez az alapbeállítás. A Product (Termék) maradjon Vertical list (Függőleges lista, checkbox). A Slicer-ek méretét a kereteinél fogva húzzuk megfelelő mértékűre.

Felirat, fejléc hozzáadása a dashboard-hoz

Mivel valószínűleg a Slicer-ek egymás hegyén-hátán vannak, illetve egyébként is szükséges egy teljes fejléc a dashboard tetejére, így rakjunk rendet a KPI-ok méretezésével és helyére húzásával. Hagyjunk egy kis szabad helyet a dashboard tetején.

A statikus szövegek és az általános vezérlő gombok (pl. riport oldalak közötti navigációhoz) nem a Visualization ablakban vannak, mivel nem reagálnak a felhasználó tevékenységére. Ezeket az Insert főmenüben a jobb oldalon találjuk.

Vegyünk fel egy Text box-ot (Szövegdoboz), vigyük be a szöveget: Sales per product and selling channel. A Text box formátum-beállításait ugyanúgy a jobb oldali ablakok között találjuk, a leghasznosabb lehetőségek (háttérszín, árnyék) az Effects részben vannak. A szövegnek magának a beállításait (betűméret, dőlt/vastag stb.) a szövegdobozon módosíthatjuk.

Dashboard elemzése, KPI drill-down (lefúrás), riport publikálása

A Power BI dashboard már ebben az állapotában is kiválóan alkalmas a KPI-ok elemzésére: bármelyik elemre szűrünk, az összes többi vizualizáció reagálni fog, leszűkíti az adatait arra a témakörre, amire fókuszálunk.

Különleges lehetőség a drill-down: segítségével az adatok mélyére fúrhatunk.
KPI drill-down buttons

Ha egy vizualizáció valamelyik paraméterébe több mezőt is belehúzunk az adatok közül, akkor általában alapesetben csak a legfelső szint jelenik meg, de a grafikon feletti ikonok segítségével változatos módokon lentebb tudunk menni a hierarchiában, így a mélyebb okokat is meg tudjuk vizsgálni. Ezt a részt – szerintem – szokni kell, érdemes pár percig gyakorolni a működését és az összefüggéseket.

Az elkészült Power BI dashboard egy pbix kiterjesztésű fájlban kerül tárolásra. A pbix ebben az esetben tartalmazza a vizualizációkat, tehát a dashboard felépítését, illetve az adatokat is, vagyis működéséhez már nem feltétlenül kell a forrásadat – csak akkor, ha az változik, és onnan frissíteni szeretnénk a KPI-okat. Erre szolgál egyébként a Refresh gomb a Home menüben.

Ha nincs Power BI online előfizetésünk vagy nem elegendően magas szintű a licensz, akkor magát a pbix fájlt is megoszthatjuk vagy kirakhatjuk egy közös meghajtóra, így elérik a felhasználók. Ennek azért az a jelentős hátránya, hogy minden gépen telepítve kell lennie a Power BI Desktop programnak, illetve a felhasználók gyakorlatilag szerkesztő módban tudják használni a riportot – nagyon könnyű félre kattintva elkeveredni. Ezt valamelyest tudjuk kompenzálni a View menü Lock objects opcióját bekapcsolva.

Az igazi élményt az adja, ha az elkészült dashboard riportot publikáljuk, vagyis online tárhelyre feltöltjük.

Ez megfelelő Microsoft licensz birtokában tehető meg a Home menü Publish gombján keresztül. Innentől kezdve a felhasználók akár út közben, telefonról vagy tabletről, kényelmesen, fájlok nyitogatása nélkül, a böngészőn keresztül elérik a riportot.

KPI dashboard overview final report

Remélem, hasznosnak találták ezt a rövidnek nem nevezhető bevezetőt a Power BI világába. Ha többet szeretnének tudni, örömmel tartok oktatást a Power BI további lehetőségeiről – ez a leírás csak a felszínt karcolgatta. Ha kész megoldást szeretne a cége számára, abban is tudok segíteni. Az alábbi kapcsolati űrlapot kitöltve személyre szóló ajánlatot tudok adni a Power BI dashboard-ok fejlesztése kapcsán.

Scroll to Top