Folyamatok automatizálása Excelen belül
A munkatárs órákat tölt el egy egyszerű feladat elvégzésével. Kikeres, átmásol, kijavít, kitöröl és hozzáfűz, kiegészít, számol és összegez. A végén elkészül egy kimutatás, egy lista, de gyakran nem egyértelmű, honnan jönnek az alapadatok és hová kerültek. A folyamat hosszadalmas, repetitív, és a sok manuális munka miatt hibázásra ad lehetőséget.
Cégünk vállalja, hogy az Ön vállalatánál lévő, manuális adminisztratív munkát elemzi és ha lehetséges, elkészíti belőle az automatikus megoldást.
A legtöbb ilyen jellegű feladatot, folyamatot lehet automatizálni, ha mást nem, egyes lépéseit. Az erre fordított munkaidő, ami így felszabadul, már az egyszerűbb esetekben is órákban mérhető. Ha az adott folyamatot naponta kell elvégezni, akkor ez heti szinten már nagyon jelentős időmegtakarítást jelent.
Példák az automatizálható folyamatokra
- Leltáreredmények feldolgozása, kiértékelése
- Rendelések csoportosítása, összeállítása, elküldése a beszállítók felé
- Készletszintek monitorozása, automatikus akciók beállítása
- Munkatársak teljesítményének mérése, összesítése, prémiumok kiszámolása
- Eladási árak tömeges beállítása a vállalatirányítási rendszerbe
gyorsítaná admin folyamatait?
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
Vállalatirányítási rendszer és a holdudvar
Nagyon sok esetben van a cégnél vállalatirányítási rendszer, ami a cég működésének a fő vázát adja. Mindezek mellett gyakorlatilag elkerülhetetlen, hogy a „fő” rendszer mellett ne használjon a cég kiegészítő Excel fájlokat vagy akár más alrendszereket, pl. bérszámfejtésre, könyvelésre vagy raktármenedzsmentre.
Az automatizálást szinte minden esetben meg lehet oldani a meglévő szoftverek segítségével. Excel gyakorlatilag minden cégnél megtalálható – gyakran a napi feladatok zöme abban készül el. Az Excel új fejlesztései már kiváló alapot adnak az automatizálások elkészítésére bármelyik irányba: az adatok áramolhatnak az Excelbe vagy akár a fordítottja is elképzelhető, az Excel tölt fel adatokat a vállalatirányítási rendszerbe.
Az automatizálás a következőket jelenti:
- Az alapvető adatok, amelyekre a jelenlegi folyamat támaszkodik, ugyanazok
- Ha a manuális adminisztratív munka adott szabályok alapján leprogramozható, akkor ezt elkészítjük
A folyamat eredménye ugyanaz lesz, mint amit Ön korábban is megkapott, csak gyorsabban és hibamentesen fog elkészülni
Milyen folyamatokat lehet hatékonyan automatizálni?
Nem minden feladat alkalmas arra, hogy rövid határidővel, alacsony költséggel a számítógépre lehessen bízni a működtetést. Jellemzően van néhány feladattípus, amelynél nem kell hegyeket megmozgatni a pozitív változás érdekében:
Stabil folyamatok
Régóta meghonosodott, keveset változó, fejlődő feladatok
Rutinfeladatok
A munkatársak gyakorlottak benne
Kevés döntési pont
A döntéseket fix szabályok alapján hozzák
Standard eredmény
A munka eredménye minden nap egy lista vagy egy táblázat
Ingyenes konzultációt biztosítunk, ahol előzetesen felmérjük a feladatot és véleményezzük, hogy az kivitelezhető-e a meglévő eszközökkel, és ha igen, nagyságrendileg mekkora erőforrást igényel.