Valódi hátrányt jelenthet, ha az Ön cégénél a vállalatirányítási rendszer nem eléggé testre szabható ebben az esetben, vagy egyszerűen csak ha a folyamat nem annyira hatékony, mint kellene.
Automatizálás a bejövő áru adminisztrálása során
Egy gyártó cég logisztikáján a bejövő áruk kezelése jellemzően rengeteg emberi munkát igényel. Az áruk fizikai mozgatása (lerakodása, tárhelyre bevétele) mellett a tételenkénti átvétel könyvelése hosszadalmas folyamat minden beszállításnál.
A kollégák 10-20-100 bevételezést bonyolítanak le naponta, ez ugyanennyi dokumentációt jelent – elengedhetetlen, hogy a folyamat minél hatékonyabb, automatizált legyen.
Az egyedi Excel programozással elérhető előnyök:
Egyedi Excel megoldás a bevételezés kezelésére
Megbíztak, hogy készítsek el egy Excel programot, ami kiiktatja a vállalatirányítási rendszer hiányosságait a bejövő áruk kezelése terén. Maga a vállalatirányítási rendszer egyébként egyáltalán nem volt rossz – egyszerűen csak nagyon időigényes minden tételt egyesével ellenőrizni a papíron, és emellett kikeresni azt a rendszerben.
Olyan személyre szabott, egyedi Excel program készült el, amely a dokumentumok feldolgozásakor felmerülő rendszeres problémákat automatikusan lekezelte.
A megoldás során az Excel fájlba bekerült némi Visual Basic programozás, de a fő feladatot Power Query adatfeldolgozással készítettem el. A fájl szintén élő, automatikus kapcsolattal bírt a vállalatirányítási rendszer felé, ezt SQL lekérdezésekkel lehet megoldani. Ezáltal az Excel fájl minden olyan információval rendelkezik, ami megtalálható a vállalatirányítási rendszerben és amely szükséges a bejövő áruk adminisztrálása során.
Nem szükséges kézileg listákat letölteni a vállalatirányítási rendszerből – mindent az Excel intéz automatikusan
A bejövő áruk kezelésének lépései Excelben
A teljes folyamat megtekinthető az alábbi videóban, ha a hosszabb cikk helyett egy rövidebb áttekintést szeretne megnézni.
Beszállító és megrendelés kiválasztása
Mivel a cégnek több száz beszállítója van, egy előszűrőt használunk. A legördülő listában csak az előszűrőnek megfelelő beszállítók jelennek meg, így sokkal egyszerűbb kiválasztani a megfelelőt.
Az Excel SQL-en keresztül csatlakozik a vállalatirányítási rendszerhez, így
a nyitott szállítói megrendelések adatait közvetlenül beolvassuk Excelbe az online forrásból
Nem kell manuálisan letölteni semmilyen listát a vállalatirányítási rendszerből. Sima megoldás.
A beérkezett áruk kiválasztása a listáról
A felhasználó a papír okmányokkal a kezében egyenként ellenőrzi a megérkezett árut. Hatékonysági okokból gyorsbillentyűket használnak, így egyetlen billentyűleütéssel a tétel „megérkezett”-ként jelölhető meg.
Természetesen egy kényelmes keresési lehetőséget is kifejlesztettem, mivel a szabványos Excel Keresés funkció (CTRL+F) nem volt elég gyors a napi munkához. Ez a funkció támogatja a gyorsbillentyűket is (CTRL+JOBBRA a további kereséshez, CTRL+HOME a keresési mezőbe való visszaugráshoz). Az egyező bejegyzések ki vannak emelve a könnyebb vizuális azonosítás érdekében. Ez főleg akkor hasznos, ha sok tételt, akár száz felett vételezünk be.
Az átvett áruk végleges listája
A folyamat végén a papír alapú dokumentáció megegyezik a kiválasztott tételek listájával. A kiválasztott elemek egy gombnyomással egy fájlba kerülnek. Ez a fájl feltölthető az ERP rendszerbe, így a megérkezett áru bekönyvelésre, készletre kerül, emellett maga a számla vagy a szállítólevél is le lesz kezelve.
Azok a tételekkel, amelyek nem lettek kiválasztva – tehát nem érkeztek meg –, további teendő van, általában újra kell őket rendelni. Ez megtehető egy egyszerű másolás-beillesztés használatával az Excelből a vállalatirányítási rendszerbe.
A beérkező áruk kezelése a korábbihoz képest feleannyi idő alatt végezhető el
A felszabaduló idő más típusú ellenőrzésekhez vagy elemzésekhez, jobb beszállítói és vevői kapcsolattartásra használható fel.
