Egyedi kimutatások, riportok készítése
Vannak kész riportjaink a meglévő számítógépes rendszerünkből – de nem igazán jók. Programozók írták, nem kérdezték meg a rendszer felhasználóit… Hiányosak, nem lehet pontosan lekérdezni az adatokat, nehezen lehet Excelbe betölteni. Sokszor találkozunk ilyen szituációval.
Cégünk vállalja, a technikai lehetőségek függvényében elkészíti a konkrét célnak megfelelő listát, kimutatást akár közvetlenül Excelbe importálva.
Lekérdezések, listák problémái
- Több riportból kell összerakni a végső listát, amit naponta használunk
- A riportból hiányzik néhány adat, azokat mindig ki kell egészíteni máshonnan
- A riport formátuma önmagában használhatatlan, át kell alakítani, hogy az Excel értelmezze
- Weboldalról, szövegfájlból, CSV-ből származik az adat, sok munka van vele, mire használhatjuk
- Nagyon hosszú idő, mire a riport letöltődik a weboldalról
Ha maga az adat, amire szükség van, megtalálható a rendszerben, de a használt riport nem hozza, akkor egyedi riportok készítésével megoldható, hogy pont a napi, heti feladat számára szükséges adatokat egyben, egy gombnyomással lekérdezzük.
Ennek két előfeltétele van:
- Ismernünk kell az adatbázis jelszavát, kapcsolódási lehetőségét
- Ismernünk kell vagy ki kell tapasztalnunk az adatbázis belső felépítését.
A kettő közül az első szokott lenni a nehezebben beszerezhető információ, az IT csapat gyakran nem szívesen adja ki ezt az adatot. De főleg azokban az esetekben, azoknál a rendszereknél, amelyek saját gyártásúak, esetleg a helyi szerveren vannak, ez messze nem lehetetlen.
gyorsítaná admin folyamatait?
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
Egyedi riport írása Excelben, külső rendszerből
A modern adatkapcsolatokkal megoldható, hogy egy rendszerből, legyen az akár a saját szerverünkön vagy egy távoli szerveren, a szükséges adatokat közvetlenül Excelbe töltsük le, mindenféle kézi importálás nélkül.
Ha a fent említett előfeltételek teljesülnek, akkor jöhet a riport elkészítése. Ezt úgy kell elképzelni, hogy meghatározzuk a következőket:
- Mely témakört célozza meg a riport: gyártási adatok, megrendelésállomány, kimenő számlák, könyvelés?
- Milyen módon akarjuk szűkíteni a riportot: dátum alapján, beszállító szerint, cikkszám alapján?
- Milyen oszlopokat tartalmazzon a lekérdezés: lehet egy alaptáblázat, de emellett bővített vagy szűkített variánst is tudunk alkalmazni.
A végeredmény, amit a munkatárs tapasztal a napi munka során: az Excelbe beírjuk a kért szűkítést (mai dátum, elmúlt hét, adott cikk vagy cikkcsoport stb.), megnyomjuk a gombot és a forrásrendszerből
pár másodperc múlva a jelentés megérkezik az Excelbe. Nincs áttöltés, nincs köztes fájl - közvetlenül az Excelbe egy külön oldalra.
Az egyedi készítésű riport, lista felhasználása
Gyakran a feladat nem áll meg ott, hogy a lista a kért módon elkészül – ki szeret egy hosszú jelentést böngészni nap mint nap? Az Excelt arra találták ki, hogy segítse az ilyen jellegű munkát (is).
Amint a riport megérkezik, akkor egy gombnyomásra elkészülhet annak az elemzése: mely számlákra, mely cikkekre, mely beszállítókra kell figyelni a munkatársnak. Vagy mely cikkekből van hiány, van-e késő kamion, be nem vételezett alapanyag, túl magas selejtszázalék…
A lehetőségek tárháza végtelen, pontosabban a konkrét feladattól függ.
Ingyenes konzultációt biztosítunk, ahol előzetesen felmérjük a feladatot és véleményezzük, hogy az kivitelezhető-e a meglévő eszközökkel, és ha igen, nagyságrendileg mekkora erőforrást igényel.