Excel kann so programmiert werden, dass es die komplexen Berechnungsregeln zur Bestimmung der Bonushöhe der Mitarbeiter befolgt. Die Erstellung einer solchen Excel-Datei übersteigt in der Regel die Kenntnisse eines durchschnittlichen Anwenders. In diesem Fall kann die Einbindung eines Excel-Experten hilfreich sein.
Excel-Programmierung für individuelle Massenberechnungen
Nicht alle Aufgaben in der Büroverwaltung sind spektakulär – tatsächlich sind es nur wenige. Einige sind jedoch entscheidend, um sie richtig zu erledigen. Ein Beispiel dafür ist die Lohnberechnung der Mitarbeiter, in diesem speziellen Fall der monatliche Prämienanteil. Wir möchten niemanden durch fehlerhafte Berechnungen schädigen. Schauen wir also, wie wir die derzeitige manuelle Arbeitsweise ersetzen können.
Wenn wir für alle unsere Mitarbeiter einzeln komplexe Berechnungen durchführen, kommt es zwangsläufig zu menschlichen Fehlern. Genau zu diesem Zweck wurden Computer entwickelt.
Die Computer werden die Aufgaben viel schneller und ohne menschliche Fehler erledigen.
Vorteile, wenn der Computer die komplexen und sich wiederholenden Berechnungen durchführt
Projekt: Automatische Berechnung von Arbeitszuschlägen – Ist vs. Soll
Ich wurde beauftragt, eine Lösung zur Festlegung von Arbeitsprämien für Produktionsmitarbeiter zu entwickeln, wenn diese während der monatlichen Produktion bestimmte Ergebnisse erbrachten. Die tatsächlich produzierte Menge und die damit verbundene Arbeitszeit mussten mit den für jeden Aktivitätsschritt definierten Zielen auf der Ebene „Mitarbeiter – Schicht – Aktivität“ abgeglichen werden.
Dies erforderte die Verarbeitung einer großen Datenmenge.
Die Berechnung des Arbeitsnutzens für jeden Mitarbeiter in jeder Schicht für jede Tätigkeit ist für einen Menschen ein großer Schritt – für einen Computer jedoch nur ein kleiner.
Der Kunde wünschte sich eine Lösung, bei der die Eingabedaten aus dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) heruntergeladen, bestimmte Regeln zur Leistungsermittlung programmiert und der Computer per Knopfdruck ermittelt, wer Anspruch auf den Schichtzuschlag hat und wer nicht. All dies natürlich nachvollziehbar, sodass im Streitfall die Berechnungslogik nachvollzogen werden kann.
Gelieferte Lösung: Spezialisierte Excel-Datei mit automatischer Schichtzuschlagsberechnung
Es wurde eine benutzerdefinierte Excel-Datei erstellt, in der nur die Rohproduktionsdaten und die Berechnungslogik benötigt wurden.
Die größte Herausforderung sowohl bei der manuellen als auch bei der automatischen Berechnung bestand darin, dass die Prämienziele sehr detailliert und auf niedrigem Niveau festgelegt wurden: Pro Produktgruppe und sogar auf Aktivitätsebene wurden unterschiedliche Ziele festgelegt. Es gab Ausnahmen, die bei der Berechnung berücksichtigt werden mussten.
Dennoch mussten die Eingabetabellen, in denen die Ziele festgelegt wurden, auf einem überschaubaren Niveau gehalten werden.
Die endgültige Lösung in Excel besteht aus diesen Prozessschritten:
Der Vorteil wird auf mehrere Stunden Arbeitszeit pro Monat angerechnet, denn
nachdem die Basiszahlen aus dem ERP-System heruntergeladen und in die Datei kopiert wurden, dauerte es buchstäblich Minuten, bis das Endergebnis vorlag.
Da mehrere Detaillisten gleichzeitig automatisch erstellt werden, lässt sich bei Rückfragen genau nachvollziehen, wie sich der Fortschritt des jeweiligen Mitarbeiters im Monatsverlauf hinsichtlich der Prämienbewilligung entwickelt hat.
