Es kann ein echtes Hindernis sein, wenn das ERP-System (Enterprise Resource Planning) in Ihrem Unternehmen dieser Aufgabe nicht gewachsen ist.
Automatisierung der Wareneingangsabwicklung
Die Wareneingangsabwicklung in der Logistik eines produzierenden Unternehmens erfordert typischerweise einen hohen Personalaufwand. Neben der physischen Bewegung der Waren (Entladen, Einlagern) ist auch die Abrechnung des Wareneingangs pro Lieferung ein zeitaufwändiger Prozess.
Die Kollegen bearbeiten täglich 10-20-100 Lieferungen und die gleiche Menge an Dokumentation. Daher ist es entscheidend, dass sie so effektiv wie möglich arbeiten.
Der Nutzen einer individuellen Lösung mit Excel-Programmierung umfasst
Benutzerdefinierte Lieferabwicklungs-Excel-Lösung
Ich wurde beauftragt, ein Excel-Programm zu erstellen, das die Lücke im ERP-System bei der Dokumentation der eingehenden Waren schließt. Das ERP-System ist überhaupt nicht schlecht – es ist nur sehr zeitaufwändig, jeden einzelnen Artikel auf einem Papier zu überprüfen und im System nachzuschlagen.
So entstand ein maßgeschneidertes Excel-Programm, das viele Ärgernisse behebt, die den Kollegen bei der Dokumentenbearbeitung begegnen.
Die Lösung ist eine Excel-Datei mit Visual Basic-Programmierung, hauptsächlich aber Power Query-Datenverarbeitung. Die Datei verfügt zudem über eine Live-SQL-Verbindung zum ERP-System. Dadurch ist der Zugriff auf alle im ERP-System vorhandenen Informationen während der Dokumentenverarbeitung möglich.
Kein manuelles Herunterladen von Listen aus dem ERP-System erforderlich – alles wird automatisch von Excel erledigt
Schritte der Wareneingangsabwicklung in Excel
Der gesamte Vorgang kann im Video unten angesehen werden, falls Sie eine kurze Einführung in das Lesen bevorzugen.
Lieferanten- und Bestellauswahl
Da das Unternehmen Hunderte von Lieferanten hat, wird eine Vorfilter-Eingabezelle verwendet. In der Dropdown-Liste werden nur die Lieferanten angezeigt, die dem Vorfilter entsprechen. Dies erleichtert die Auswahl des gewünschten Lieferanten erheblich.
Excel ist über SQL mit dem Live-ERP-System verbunden, sodass die
Offene Bestellungen können direkt aus der Online-Quelle in Excel eingelesen werden
Sie müssen keine Berichte oder Listen manuell aus dem ERP herunterladen. Einfache Methode.
Kommissionieren der eingetroffenen Ware aus der Liste
Der Benutzer prüft die eingetroffenen Waren mit den Papierdokumenten einzeln. Aus Effizienzgründen werden Tastaturkürzel verwendet, sodass der Artikel mit einem Tastendruck als „eingetroffen“ gekennzeichnet werden kann.
Natürlich wurde auch eine komfortable Suchfunktion entwickelt, da die Excel-Standardsuchfunktion (STRG+F) für die tägliche Arbeit nicht schnell genug war. Diese Funktion unterstützt auch Kurztasten (STRG+RECHTS für die Weitersuche, STRG+POS1, um zum Suchfeld zurückzuspringen). Die passenden Einträge werden zur leichteren visuellen Identifizierung hervorgehoben. Dies ist praktisch, wenn Sie hundert Artikel erhalten.
Endgültige Liste der Wareneingänge
Nach Abschluss des Vorgangs wird die Papierdokumentation mit der Liste der ausgewählten Artikel abgeglichen. Die ausgewählten Artikel werden per Knopfdruck in einer Datei gespeichert. Diese Datei kann in das ERP-System hochgeladen werden, sodass der Wareneingang verbucht und die Rechnung bzw. der Lieferschein erfasst wird.
Für die ungeprüften – also nicht erhaltenen – Artikel werden weitere Schritte unternommen, in der Regel eine Neubestellung im Rahmen einer Bestellung. Dies kann auch durch Speichern der Datei oder einfach per Kopieren und Einfügen aus Excel in das ERP-System erfolgen.
Die Wareneingangsabwicklung kann in der Hälfte der Zeit durchgeführt werden
Die gewonnene Freizeit kann für andere Arten von Prüfungen oder Analysen sowie ein besseres Lieferanten- und Kundenmanagement genutzt werden.
