Automatisierung von Datenflüssen innerhalb von Excel
Der Mitarbeiter verbringt Stunden mit der Erledigung einer einfachen Aufgabe. Er sucht, kopiert, korrigiert, löscht, ergänzt, erweitert, berechnet und fasst zusammen. Am Ende entsteht ein Bericht, eine Liste, aber oft ist nicht klar, woher die Daten stammen und wohin sie führen. Der Vorgang ist langwierig, repetitiv und aufgrund der vielen manuellen Aufgaben fehleranfällig.
Unser Unternehmen bietet an, die manuelle, administrative Arbeit in Ihrem Unternehmen zu analysieren und, wenn möglich, eine automatisierte Lösung zu erstellen.
Die meisten Aufgaben und Prozesse dieser Art lassen sich automatisieren, zumindest einige Schritte. Die freigesetzte Arbeitszeit lässt sich selbst in den einfachsten Fällen in Stunden messen. Wenn der jeweilige Vorgang täglich wiederholt werden muss, ist die wöchentlich eingesparte Arbeitszeit beträchtlich.
Einige Beispiele aus dem wirklichen Leben
- Analyse der Ergebnisse der Bestandsaufnahme
- Abholung der Bestellungen und deren Weiterleitung an die Lieferanten
- Überwachung der Lagerbestände, Festlegen automatischer Aktionen
- Messung der Produktivität des direkten Personals, Erstellung von zusammenfassenden Berichten, Prämienberechnungen
- Unterstützung der Produktionsplanung, Bearbeitung eingehender Aufträge
- Automatischer Massenupload von Verkaufspreisen ins ERP-System
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Unternehmensführungssystem und die „Satelliten“
In den meisten Fällen verfügt ein Unternehmen über ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), das die Grundlage für die Geschäftsabläufe bildet. Dennoch ist die Nutzung zusätzlicher Excel-Dateien oder anderer Subsysteme neben dem Hauptsystem unvermeidlich. Diese können unter anderem Personalaufgaben, die Hauptbuchhaltung oder die Lagerverwaltung abdecken.
Automatisierung lässt sich in den meisten Fällen mit der bestehenden Softwareumgebung erreichen. Excel und Office werden in nahezu jedem Unternehmen eingesetzt und dort häufig für die Abwicklung alltäglicher Geschäftsaufgaben genutzt. Die neuen Verbesserungen von Excel bieten eine solide Basis für die Automatisierung in beide Richtungen: Daten können in Excel einfließen oder umgekehrt: Excel kann Daten in das ERP-System einspeisen.
Automatisierung bedeutet Folgendes:
- Die grundlegenden Eingabedaten, auf denen das aktuelle Verfahren basiert, bleiben dieselben
- Wir erstellen den Algorithmus der manuellen, administrativen Arbeit und sorgen dafür, dass er funktioniert
The result of the process will be the same as before, only quicker and with no human errors, without any or with minimal human effort
Normalerweise können die folgenden Verfahren effektiv automatisiert werden
Nicht alle Aufgaben eignen sich dafür, die Ausführung kurzfristig und kostengünstig dem Computer anzuvertrauen. Typischerweise gibt es einige Aufgabentypen, bei denen für positive Veränderungen keine Berge versetzt werden müssen:
Stabile Prozesse
Stabil, unverändert über einen längeren Zeitraum
Routineaufgaben
Der Mitarbeiter führt die Arbeit auch mit geschlossenen Augen aus
Wenige Entscheidungspunkte
Es gibt nicht zu viele Entscheidungspunkte, selbst diese folgen genauen Regeln
Standardisierte Ergebnisse
Das Ergebnis der Arbeit ist eine Liste, ein Bericht oder ein Diagramm
Wir bieten eine kostenlose Beratung an, bei der wir die Aufgabe einschätzen und eine erste Einschätzung abgeben, ob sie mit den vorhandenen (Software-)Tools durchgeführt werden kann und wenn ja, welcher Aufwand für die Verbesserung erforderlich ist.